Crea un grupo y da de alta a los alumnos

Crea el grupo, da de alta a los alumnos y envíales el acceso

Para: Personal de gestión de MDT · Los nombres y datos que salen son de ejemplo.

En este vídeo

Qué vas a aprender
Grupos
Crea el grupo
Prepara el grupo
Alumnos con la plantilla
Uno a uno
Envía el acceso
Abre el grupo
Alumnos
Formadores
Lo que tienes que hacer

Lo que se cuenta en el vídeo

1. Qué vas a aprender

En este vídeo aprendes a crear un grupo y a dar de alta a sus alumnos. Verás los estados de un grupo, cómo prepararlo paso a paso, cómo inscribir a los alumnos y cómo enviarles el acceso. Los nombres y datos que verás son de ejemplo.

2. Grupos

En «Grupos» tienes todos los grupos. Cada fila lleva el curso, las fechas, los participantes y el estado. Arriba filtras por estado: «Borrador», «En curso», «Finalizado», «Cerrado y justificado», «Archivado» o «Cancelado». Los de formación bonificada tienen además «Listo para comunicar» y «Comunicado a FUNDAE».

3. Crea el grupo

Pulsa «Nuevo grupo». Elige la acción formativa, que tiene que estar publicada. El código del grupo se rellena solo, y puedes cambiarlo. Elige también el tutor. Pon las fechas de conexión: desde el primer día hasta el último, el alumno puede entrar a cualquier hora. El porcentaje de tiempo exigido viene del curso. Pulsa «Crear grupo y generar el calendario».

4. Prepara el grupo

El grupo tiene ocho pasos, y cada uno dice si está completo o pendiente. En «Tutor» ves quién lo tutoriza y puedes activar las tutorías en directo, y el mensaje de bienvenida que recibe cada alumno. En «Empresas» añades las empresas de los alumnos. Los intentos de cada test vienen del curso, donde los fijaste en el catálogo.

5. Alumnos con la plantilla

Ahora, los participantes. Para dar de alta a varios a la vez, descarga la plantilla de Excel. Rellénala con una fila por persona: nombre, apellidos, documento, correo y empresa. Súbela con «Importar». Si alguna fila tiene un error, no entra ninguna. Lee el aviso: te dice en qué fila y en qué campo está el fallo. Aquí, el documento de una persona. Corrígelo, vuelve a elegir el fichero y pulsa «Importar» otra vez. Ahora el aviso te dice que hay cuatro participantes inscritos.

6. Uno a uno

Para una sola persona, usa «Alta manual de un participante» y rellena sus datos. Y si el alumno ya existe, escribe su documento, nombre o correo en el buscador y pulsa «Buscar». Verás el resultado justo debajo. Aparece aquí y lo inscribes con su ficha, sin duplicarlo. En cada fila puedes «Editar» sus datos o «Dar de baja».

7. Envía el acceso

Cada alumno recibe un correo con un enlace para fijar su contraseña y aceptar la protección de datos. Nunca se envían contraseñas. Con «Reenviar acceso» se lo mandas de nuevo a uno, con un enlace nuevo. «Enviar invitación a quien no ha entrado» se lo manda solo a quienes aún no han entrado, y «Reenviar el acceso a todo el grupo», a todos.

8. Abre el grupo

El «Checklist» te dice qué falta. Por ejemplo, que los alumnos acepten la protección de datos, y lo hacen al entrar con su enlace. Cuando todo está completo, en «Apertura» abres el grupo y los alumnos pueden entrar.

9. Alumnos

En «Alumnos» está el histórico de todos los alumnos, de todos los grupos. Escribe su documento, nombre, correo o empresa en el buscador y pulsa «Buscar». Verás al alumno en la lista; ábrelo. Ahí ves sus datos, los grupos en los que ha estado, el resultado de cada uno y el informe.

10. Formadores

En «Formadores» están los tutores, con las acciones que pueden impartir. En su ficha ves el expediente de idoneidad: su currículum, títulos y certificados, y su titulación y experiencia. Marcas las acciones que puede impartir, y le reenvías la invitación desde su ficha. Abajo, los grupos que tutoriza y su informe de profesores.

11. Lo que tienes que hacer

Lo que tienes que hacer: Uno: crea el grupo con «Nuevo grupo»: curso, tutor y fechas de conexión. Dos: añade las empresas y los alumnos, con la plantilla de Excel o uno a uno. Tres: envía el acceso desde «Reenviar acceso». Cuatro: cuando el checklist esté completo, abre el grupo.